1InventoryAI でできること
在庫の数を記録するだけで、「いつ・何を・いくつ」発注すればよいかを AI が出します。
在庫が一目でわかる
商品ごとの在庫数・欠品日・発注すべき日を一覧で表示します。
発注書を自動で用意
発注先ごとに発注予定をまとめ、発注書とメールを作ります。確認して送るだけです。
代理店へ補充
代理店の在庫も見えるので、足りない代理店へ自社在庫から補充できます。
2はじめての登録（問屋として始める）
無料で、自社専用の InventoryAI を作ります。所要時間は約3分です。
使い方を選んでください
問屋から仕入れた商品を売るお店（EC・店舗）
自分の在庫を管理し、代理店に卸す会社
無料で、自社の InventoryAI を作ります ›1
- 1問屋として使う を押します。
- 24項目を入れて この会社で始める。地域と取扱いの種類は、代理店が問屋を選ぶリストに表示されます。
代理店は、案内ページで「代理店として使う」を選び、リストからあなたの会社を選ぶだけで、すぐ代理店になります。問屋側の承認は要りません。
3画面の見方
左のメニューで画面を切り替えます。毎日まず開くのは「ダッシュボード」です。
今日やること
- 1左メニュー: ダッシュボード 発注 入出庫 在庫 設定。管理者には下に ツール管理 も出ます。
- 2検索: SKU・商品名で商品を探せます。
- 3今日やること: 件数付きのボタン。押すとその作業の画面へ移ります。何も無ければ「今日やることはありません」。
- 4数字（KPI）: 押すと週別・月別の表と推移が見られます。
- 5AI Help（使い方）: 迷ったらここから質問できます。
メニューの中身
| メニュー | 中の画面 | 使う場面 |
|---|---|---|
| ダッシュボード | 今日やること・数字・危ない商品・代理店の様子 | 毎朝最初に開く |
| 発注 | 代理店への補充／発注予定／発注一覧 | 仕入先への発注、代理店への補充 |
| 入出庫 | 出庫（−1）・入庫の一覧・CSV | 商品が入った・出たとき |
| 在庫 | 在庫一覧／在庫推移／欠品リスク／発注先 | 在庫を確かめる、納期などを直す |
| 設定 | 在庫の計算／発注書／通知／商品／取込・出力／連携ツール／使い方マニュアル | はじめの設定、変更があったとき |
| ツール管理（管理者） | スタッフ／代理店／販促素材の管理／代理店の目標／売れ筋の共有 | スタッフ招待、代理店の管理 |
4商品と在庫を入れる
会社を作った直後のダッシュボードには「はじめの3手順」が出ます。この順に進めると、AI が発注の提案を始めます。
おすすめ: CSV でまとめて入れる
商品と初期在庫は、1つの CSV でまとめて入れられます。Excel で作り「CSV（UTF-8）」で保存してください。
| 商品コード | 商品名 | 初期在庫 |
|---|---|---|
| A-001 | はちみつ 300g | 120 |
| A-002 | 黒糖 500g | 80 |
| 種別 | 商品コード | 数量 | 日付 |
|---|---|---|---|
| 入庫 | A-001 | 50 | 2026-10-05 |
| 出庫 | A-002 | 12 | |
| 棚卸 | A-001 | 168 |
- 入出庫 を開く表の上の操作の帯を見ます。
- CSVアップロード を押す作った CSV を選びます。
- 取り込み結果を確かめるエラーの行は理由が表示されます。直して再度アップロードします。
商品は 設定 ＞ 商品 ＞ ＋ 商品を追加（商品コード・商品名・初期在庫。スマホでもできます）。CSV の取り込みは PC で行います。入庫は 入出庫 の ＋入庫を登録 で、商品と数量を入れて 入庫を登録。
51日の流れ
基本は「朝に見る → 発注する → 入出庫を記録する」の3つです。
6発注する
発注 画面は上から「代理店への補充」「発注予定」「発注一覧」の順に並びます。
| 発注先 | 状態 | 発注すべき日 | 商品 | 合計（税抜き） | 開く | 送付 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 〇〇製菓 | 今日が発注日 | 10/05 | 8品 | ¥184,200 | 発注書1 メール | 許可して送る2 保留3 却下 |
| △△食品 | 準備中 | 10/09 | 3品 | ¥42,000 | 発注書 メール | 保留 却下 |
| □□物産 | 送付済み | 10/03 | 5品 | ¥96,500 | 発注書 | — |
- 1発注書を開くと、発注数を直したり ＋ 商品を追加 で商品を足したりできます。メールで送る文面を確かめられます。
- 2許可して送る →「発注書を送りますか」→ 送る で、発注先へメールが送られます。
- 3保留は1〜12週間先へ延ばします。却下は今回送りません。どちらも発注書は送りません。押したあとの動きは下の「保留・却下を押したあと」を見てください。
状態の読み方
| 状態 | 意味 | すること |
|---|---|---|
| 今日が発注日 | 今日送らないと欠品のおそれ | 発注書を確かめて送る |
| 準備中 | 発注日はまだ先 | 待つ（前倒しも可） |
| 次回にまとめる | 次の発注と一緒に送るほうがよい | そのままで可 |
| 送れません | 宛先や最小ロットが未入力など | 理由を読み、在庫 ＞ 発注先 で直す |
| 送付済み | 送り終えた | 入荷を待つ（発注一覧で確認） |
保留・却下を押したあと
まだ送っていない発注先の行に出ます。押すと確認の小窓が開き、小窓の 保留する／却下する を押すまでは何も変わりません。どちらも発注書は送りません。
| 保留（あとで考える） | 却下（今回は見送る） | |
|---|---|---|
| 小窓で入れるもの | 保留する期間（1〜12週間。最初は2週間）と理由（任意） | 理由（任意） |
| また出てくる日 | 今日から○週間後。小窓に「再表示日」が出ます | 今の商品の発注すべき日のうち、いちばん遅い日の翌日（早くても7日後）。小窓に日付が出ます |
| 押した直後 | その発注先が発注予定の表から消え、「○○ を N週間保留しました（○/○ に再表示）」と出ます | その発注先が表から消え、「○○ を却下しました（○/○ に再表示）」と出ます |
| 毎朝の通知メール | その期間は入りません | |
| 確かめる・取り消す | 表の下の 保留 N件・却下 N件（表示） で一覧が開きます（発注先・状態・再表示日・理由・操作した人）。戻す を押すと、すぐ発注予定に戻ります | |
| 再表示日が来たら | 何もしなくても、発注予定に自動で戻ります | |
- 1つの発注先に記録されるのは、保留か却下のどちらか1件だけです。もう一度押すと新しい内容に置き換わります。
- 外れるのは発注予定と通知だけです。在庫や欠品リスクの計算は今までどおり続きます。
- 今日すでに送った発注先は「送付済み」として表に出ます（保留・却下の対象外）。
発注一覧で入荷を追う
状態は 照合待ち → 未入荷 → 一部入荷 → 入荷済 と進みます。入荷予定日を過ぎると「遅延」の印が付き、ダッシュボードの「入荷予定日を過ぎた発注を確認する」にも出ます。
7入出庫を記録する
- 出荷したら「−1」よく出る商品から順に並びます。1回押すと1個出庫です。
- まとめて出すときは行を押す「出庫をまとめて登録」で数を入れて 出庫（n個）。
- まちがえたら「取り消す」「今日の出庫」の一覧から取り消せます。
- 入庫は「＋入庫を登録」商品と数量を入れて 入庫を登録。
- 大量なら CSVCSVアップロード で入庫・出庫・返品入庫・棚卸をまとめて登録します（4章の形式）。
入出庫の記録は「現場担当」以上の役割が必要です。
8在庫を見る・直す
在庫 には4つの画面があります。
在庫一覧
商品ごとの在庫数・欠品日・発注すべき日・状態。絞り込みは「在庫の状態」「販売状態」「発注先」「納期が未入力の商品」。行を押すと取引履歴（日時／種別／数量／残高）。
在庫推移
画面の見出しは「商品別在庫回転率」。よく動く商品・動かない商品がわかります。
欠品リスク
このままだと欠品しそうな商品を確かめます。
発注先
仕入先の名前・メールアドレス・CC・担当者・統一納期。「発注先の名前」を入れて ＋ 追加。
表の中で直せる項目（その場で自動保存）
| 項目 | 入れるもの | 効くところ |
|---|---|---|
| 販売状態 | 販売中／受注後仕入れ／廃盤 | 廃盤は発注の提案から外れる |
| 発注先 | 登録済みの仕入先 | 発注予定のまとまり |
| 納期 | 発注から届くまでの日数 | 発注すべき日の計算 |
| 安全日数 | 余裕を持たせる日数 | 早めに発注を出す |
| 最小ロット | 1〜99,999 | 発注数の切り上げ |
| 単価 | 税抜き 1〜9,999,999円 | 発注書の金額 |
「発注すべき日」に 納期を入れてください と出る商品は、納期を入れるまで提案が出ません。ダッシュボードの「納期が未入力の商品に納期を入れる」から一気に入れられます。
9代理店の管理
代理店が登録すると、ツール管理 ＞ 代理店 の表に自動で加わります。
代理店の詳細でできること
| 欄 | できること |
|---|---|
| この代理店の画面を見る | 代理店が見ている画面をそのまま確認（見るだけ） |
| 自動の補充 | スイッチを入れると、補充案を自動で作ります |
| 取り扱う商品 | 商品ごとに 取り扱う／取引形態（仕入れ・委託）／補充点／目標在庫／最小ロット／卸価格 |
| 取り扱いの依頼 | 代理店からの「この商品を置きたい」に 承認する／見送る |
| 担当者 | ＋ 担当者を招待 で代理店のスタッフを招待（メール件名「【GAIA】InventoryAI 代理店へのご招待」） |
| 精算（委託で取引している代理店がいる場合） | 月ごとの行で 確定する。確定済みを押すと精算書PDF |
| 返品 | 代理店の返品申請に 許可する |
代理店へ補充する
| 代理店 | 状態 | 取引形態 | 商品 | 合計（税抜き） | 注意 | 発注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| みどり商店 | 発注待ち | 仕入れ | 4品 | ¥38,400 | 発注1 | |
| さくら堂 | 自社在庫が不足 | 仕入れ | 2品 | ¥12,000 | 与信枠超え | 例外として発注（管理者）2 |
- 1発注 は押すとすぐ確定します（確認の小窓はありません）。行を押すと明細（手元・入荷予定・補充点・送る数・単価）を先に確かめられます。新しく作った会社では、自社在庫から出庫として差し引かれ、代理店には「当社からお届けします」というお知らせ（画面とメール）が届きます。
- 2制限に当たって発注できない行は、管理者だけが理由（必須・200文字まで）を入れて例外として発注できます。
代理店が自分の画面の「発注」ページで 発注実行 →「発注を確定する」を押すと、問屋の確認を待たずに、その場で同じ Shopify の注文（新しく作った会社では自社在庫からの出庫）になります。全自動の代理店も同じです。問屋には「〇〇 から注文が入りました」のお知らせ（画面とメール）が届くので、確認のボタンを押す必要はありません。代理店は画面から取り消せないため、取り消しの連絡は問屋が受けて Shopify で対応してください。週1回の決まりは代理店からの発注には使いません。
Shopify の注文になる（Shopify を使う会社）
Shopify で受注・発送している会社（GLAB）では、発注 を押すと、その代理店への補充が Shopify の注文として入ります。下書きのままにはならず、注文（Orders）に入ります。新しく登録した問屋の会社は Shopify を使わず、上のとおり自社在庫から出庫します。
| 項目 | Shopify の注文の中身 |
|---|---|
| お客様 | 代理店の詳細で結び付けた「Shopifyの顧客」 |
| 届け先 | 代理店の納品先の住所 |
| 商品 | 商品コード＝Shopify の SKU で照合した商品 |
| 金額 | 卸価格の税込（委託で取引している商品は ¥0 で、売上は月末の精算で立てます） |
| 印（タグ） | 「代理店補充」「InventoryAI」。メモに InventoryAI の受注番号が入ります |
発注した行には Shopify #番号 › が付き、押すと Shopify の注文が開きます。
はじめの準備（1回だけ）
- Shopify をつなぐ設定 ＞ 連携ツール ＞ Shopify で、識別子（例: glab-shop.myshopify.com）と、Shopify Dev Dashboard のアプリのクライアントID・クライアントシークレットを入れて 接続する。アプリは先にストアへインストールしておきます。
- つながったか確かめる同じ画面の「テスト送信」で 下書き注文を1件作る（確定しない） を押します。Shopify の下書き注文（Drafts）に ¥0 の下書きが1件できれば成功です。発送も通知もされないので、確かめたら Shopify で削除してください。
- 代理店ごとに Shopify の顧客を結び付ける代理店の詳細 ＞ Shopify ＞「Shopifyの顧客」で、メールアドレスか名前で探して結び付けます。同じ欄に、取り扱う商品が Shopify に見つかるかも出ます。
- 納品先の住所を入れる代理店の詳細で、届け先の住所（〒・都道府県から）を入れます。
「発注」で作られるのは本物の注文で、受注システムがそのまま発送します。はじめは数量の少ない補充で確かめてください。発送前に止めたいときは、Shopify で注文をキャンセルしてください。
発注が止まったとき
次のときは Shopify に何も作らず、行は「発注待ち」に戻ります。理由を直して、もう一度 発注 を押してください。
| 画面に出る理由 | 直し方 |
|---|---|
| Shopifyの顧客が未設定です | 代理店の詳細 ＞ Shopify で顧客を結び付ける（行の 設定を開く › からも開けます） |
| 納品先の住所が未入力です | 代理店の詳細で住所を入れる |
| Shopify に ○○ の商品が見つかりません | Shopify の商品の SKU を、InventoryAI の商品コードと同じにする |
| Shopify の接続がありません | 設定 ＞ 連携ツール で Shopify をつなぐ |
代理店の売上を伸ばす仕組み
販促素材の管理
AIで下書きを作る → 公開する。代理店は文をコピー・画像を保存して使えます。
代理店の目標
今月の目標と段階（基本／段階2 卸−2%／段階3 卸−4%）を決めます。
売れ筋の共有
他の代理店の売れ筋と平均を匿名で見せます。最低の代理店数も決められます。
10スタッフと役割
管理者は ツール管理 ＞ スタッフ ＞ ＋ スタッフを招待 でメールアドレスと役割を入れて 招待を送る。招待は24時間有効です。
| できること | 閲覧 | 現場担当 | 発注担当 | 管理者 |
|---|---|---|---|---|
| ダッシュボード・在庫・発注を見る | ○ | ○ | ○ | ○ |
| 入庫・出庫・棚卸を登録する | — | ○ | ○ | ○ |
| 発注書を作る・送る／発注先・納期・安全日数を変える／発注書の設定 | — | — | ○ | ○ |
| 設定（在庫の計算・通知・書き出し） | — | — | — | ○ |
| スタッフの招待・役割・停止／ツール管理 | — | — | — | ○ |
スタッフの状態は 有効／招待中／停止中。ボタン 停止する 再開する 招待を取り消す 削除する で切り替えます。
11設定
| 設定 | 主な項目 | 変更できる人 |
|---|---|---|
| 在庫の計算 | 在庫切れとみなす数・安全日数の既定・需要を見る日数・予測する日数 | 管理者 |
| 発注書 | 発注番号の頭文字・入荷予定日の既定／発注書に載せる会社名・住所・担当者・納品場所・支払条件／メール本文のひな形 | 発注担当以上 |
| 通知 | 欠品が近い商品・今日が発注すべき日の商品・入荷遅れ・代理店の補充などを「送る／送らない」、毎朝の送信時刻と送り先 | 管理者 |
| 商品 | SKU・商品名・発注先・納期・安全日数・販売状態（削除はできず「廃盤」にする） | 発注担当以上 |
| 取込・出力 | CSVで書き出す（在庫一覧・入出庫の履歴・発注） | 管理者 |
| 連携ツール | 外部サービスとのつなぎ込み（GAIA 共通の連携画面が開きます） | 利用者ごと |
| ヘルプ ＞ 使い方マニュアル | 設定の一番下。このマニュアルを別のタブで開きます（スマホも同じ） | 全員 |
① 発注書の「発注書に載せる情報」（自社名・住所）② 通知の送り先 ③ 在庫 ＞ 発注先のメールアドレス。この3つで、発注書がそのまま送れる状態になります。
12よくある質問
発注の提案が出ません
在庫一覧で「納期を入れてください」と出ていないか確かめてください。納期・発注先・最小ロットが入っている商品から提案が出ます。
「送れません」と出て発注書が送れません
在庫 ＞ 発注先 でメールアドレスが入っているか、商品に最小ロットが入っているかを確かめてください。
帳簿の在庫が実数とずれました
入出庫 CSV で種別「棚卸」と実際の数を入れると、その数に合わせます。
商品を消したい
商品は削除できません。販売状態を「廃盤」にすると、発注の提案と一覧の既定表示から外れます。
代理店への補充を発注したのに、Shopify の下書き注文（Drafts）にありません
補充は下書きを作ってすぐ確定するので、注文（Orders）に入ります。印「代理店補充」で探せます。下書き注文に残るのは、連携ツールの「テスト送信」で作ったものだけです。
代理店を増やすには？
代理店に InventoryAI の案内ページ（https://gaia-glab.com/lp/inventory-ai-partner.html）を伝え、「代理店として使う」→ あなたの会社を選んで登録してもらいます。代理店の利用料は無料です。地域と取扱いの種類を正しく入れておくと見つけてもらいやすくなります。
このマニュアルをもう一度見たい
設定 の一番下の ヘルプ ＞ 使い方マニュアル から、いつでも開けます。
スタッフの招待メールが届きません
招待は24時間有効です。期限が切れたら、スタッフ画面から招待を取り消して、もう一度招待を送ってください。迷惑メールフォルダも確かめてください。